Czym jest podpis kwalifikowany?

Obecnie wiele spraw urzędowych możemy załatwić online wykorzystując podpis kwalifikowany, może być to sprawa urzędowa lub też prywatna.

Często wykorzystujemy je w przypadku dokumentów, umów zawieranych na odległość, może być także potrzebny w przypadku kiedy będziemy chcieli uczestniczyć w przetargu czy też aukcji. Naturalnie możemy zakupić je u certyfikowanych dostawców, mogą być to przykładowo certyfikaty Sigilium Sign, Szafir 2.0 czy SecureDoc 2. Oczywiście w tym przypadku powinniśmy posiadać certyfikat, będzie on zapisany na specjalnej karcie, dlatego też musimy wykorzystać czytnik podłączony do komputera a także odpowiednie oprogramowanie. Podstawowy zestaw kosztuje około 300 zł, cena oczywiście będzie zależała od tego na jaki okres czasu chcemy uzyskać certyfikat, może być on wystawiony na okres od jednego roku do trzech lat.

Podpis kwalifikowany na karcie elektronicznej

Karta na której znajduje się certyfikat jest odpowiednio kodowana oraz zabezpieczona. Dodatkowo powinniśmy pamiętać o przechowywaniu jej w bezpiecznym miejscu, wielu przedsiębiorców przechowuje ją przykładowo w sejfie czy też kasie. W tym przypadku możemy wykorzystać podpis kwalifikowany w czasie składania deklaracji w systemie Płatnik, możemy także zarejestrować się na platformie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Naturalnie będzie służył także do składania deklaracji podatkowych w urzędzie skarbowym czy też podpisywania sprawozdań KRS. Jedną z najważniejszych funkcji jaką posiada podpis kwalifikowany będzie wysyłka organom podatkowym jednolitego pliku kontrolnego, należy pamiętać iż obecnie obowiązek ten dotyczy bardzo wielu polskich przedsiębiorców. Niektórzy przedsiębiorcy nie posiadają jednak podpisu kwalifikowanego, w ich imieniu księgowość przesyła dokumenty do urzędu skarbowego.

Dodatkowo także możemy dzięki niemu zawierać umowy, brać także udział w aukcjach na platformach przetargowych. Z pewnością będzie to także możliwość potwierdzenia naszej tożsamości podczas komunikacji z urzędnikami administracji publicznej, jak również zawieranie umów cywilnoprawnych. Dodatkowo zaletą podpisu kwalifikowanego jest także możliwość podpisania faktury elektronicznej. Podpis kwalifikowany możemy założyć na stronie biznes.gov.pl, należy wypełnić formularz online który zostanie podpisany profilem zaufanym czy też bankowością elektroniczną.

Podpis elektroniczny

Warto pamiętać iż podpis kwalifikowany jest podpisem wydawanym przez Ministerstwo Cyfryzacji, natomiast podpis elektroniczny jest narzędziem komercyjnym. Możemy zakupić go u wielu dostawców, jest on także nadzorowany przez Ministerstwo Cyfryzacji, różni się przykładowo występowaniem opłat. W przypadku podpisu elektronicznego możemy otrzymać go na okres rok lub też dwóch lat, pamiętając o tym iż przedłużenie będzie również płatne.

Naturalnie aby skorzystać z podpisu elektronicznego powinniśmy posiadać odpowiednią kartę elektroniczną, dodatkowo także może być to czytnik kart USB czy też token. W tym przypadku możemy spotkać się z wieloma różnymi czytnikami które będą posiadały wbudowane dodatkowe zabezpieczenia. W przypadku podpisu elektronicznego możemy znaleźć wytyczne w rozporządzeniach parlamentu europejskiego który określa sposoby identyfikacji elektronicznej. Oczywiście powinniśmy posiadać także odpowiednie oprogramowanie, wszystkie te elementy możemy zakupić u certyfikowanych dostawców. Transakcje będą dodatkowo zabezpieczone także kodem PIN, w przypadku przedsiębiorców podpis elektroniczny może być bardzo przydatny, możemy dzięki niemu podpisywać faktury elektroniczne, wysyłać różnego rodzaju dokumenty a także umowy biznesowemu. Oczywiście podpis elektroniczny pozwala nam także na załatwienie spraw urzędowych, które możemy podpisywać za pomocą certyfikatu kwalifikowanego.

Posiadając podpis kwalifikowany możemy zaoszczędzić wiele czasu, nie musimy wówczas załatwiać wszystkich spraw urzędowych osobiście. Z pewnością będzie to bardzo przydatne w przypadku osób które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą, rozliczają się z fiskusem a nie posiadają obsługi biura rachunkowego. W tym przypadku podpis kwalifikowany pozwoli im wysłać JPK ale także wiele dokumentów które okresowo należy należy dostarczyć do Urzędu Skarbowego czy Zakładu Ubezpieczeń społecznych. Oczywiście zakłady pracy które zatrudniają wielu pracowników również mogą wykorzystać podpis dzięki któremu załatwią wiele spraw, mogą być to przykładowo sprawy związane z naliczaniem składek ubezpieczeniowych, zdrowotnych za pracowników do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Także firmy które wykorzystują na co dzień kasy fiskalne, mogą korzystać z certyfikatów które pozwolą im uwierzytelniać operacje. Warto pamiętać iż podpis kwalifikowany jest darmowy, będzie obowiązywał w urzędach państwowych, natomiast podpis elektroniczny jest płatny, jest on poparty certyfikatem który pozwala na dużo większe możliwości.

Obecnie możemy w wielu firmach pozyskać podpis kwalifikowany netvet to firma która dostarcza tego rodzaju certyfikaty. Możemy wybrać okres przez jaki ma obowiązywać, dodatkowo także zakupimy odpowiedni czytnik oraz oprogramowanie umożliwiające podpisywanie dokumentów oraz wiadomości e-mail.